Dokumentation

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SmartEcho Plugin für JIRA

(english documentation)

 

Einleitung

Diese Dokumentation beschreibt wichtige Einstellungen und Einrichtungen für das SmartEcho-Plugin für JIRA. Sie richtet sich an alle, die das SmartEcho-Plugin zum ersten Mal verwenden oder einzelne Schritte nachlesen möchten. Nicht behandelt werden Themen zur SmartEcho-App. Für letzteres klicken Sie bitte hier.

 

Inhalte

  1. Systemvoraussetzungen
  2. Was kann das SmartEcho-Plugin?
  3. Rollen: Rechte und Aufgaben
  4. Anlegen und Konfigurieren neuer Projekte
  5. Managen von eingereichtem Feedback
  6. FAQ’s

 

Systemvoraussetzungen

  • JIRA Server ab Version 7.0.0

 

Was kann das SmartEcho-Plugin?

Mit dem SmartEcho-Plugin können Sie mittels der Projektmanagement-Software JIRA Feedback verarbeiten, welches durch die SmartEcho-App an Sie gesendet wurde.

Für jeden Feedback-Fall (wie etwa ein defekter Fahrkartenautomat) wird über das Plugin ein QR-Code erstellt und mit Eingaben versehen (z.B. Automaten-ID und Standort).

Nachdem der QR-Code, ausgedruckt oder digital, in der Nähe des jeweiligen Gerätes platziert wurde, kann er von einem App-User gescannt werden. Dieser kann das voreingestellte Feedback um weitere Angaben ergänzen und innerhalb kurzer Zeit an den Feedback-Anbieter senden.

 

Rollen: Rechte und Aufgaben

Für das Feedback-Management mittels SmartEcho-Plugin ist die Einrichtung von mindestens zwei Benutzerrollen notwendig:

Der Projektadministrator mit allen gängigen und notwendigen Rechten eines JIRA-Administrators ist für die Einrichtung eines neues Feedback-Projekts erforderlich. Zudem ist er als einziger Benutzer in der Lage über das SmartEcho-Untermenü neue Feedback-QR-Codes zu erstellen.

Achtung (!): Nur für den angemeldeten Administrator ist das Menü zur Erstellung von QR-Codes sichtbar.

Der so genannte „Reporter“ dient dazu, das eingesendete Feedback in fortlaufende Vorgänge umzuwandeln. Erst dadurch wird das eigentliche Feedbackmanagement, die Kommunikation zwischen Feedback Geber und Service-Anbieter ermöglicht.

Auch wenn der Projektadministrator technisch in der Lage ist, die Feedback-Vorgänge zu managen, können Sie für diesen Fall weitere Benutzer mit Standardrechten einrichten. Die Verteilung auf mehrere Benutzer, denen ein jeweiliger Fall zugewiesen wird, ist selbstverständlich ebenfalls möglich.

 

Anlegen und Konfigurieren neuer Projekte

  • jedes Projekt kann als SmartEcho-Projekt eingerichtet werden
  • der Projektadministrator kann die SmartEcho-Einstellungen über das Projektadministrationsmenü erreichen (Menü linke Spalte)
  • jedes SmartEcho-Projekt benötigt einen Reporter (siehe Schritt Rollen)
  • bei dem Reporter handelt es sich um einen regulärer Benutzer
  • der Reporter benötigt Zugriffsrechte auf das Projekt (!)
Reporter auswählen

Reporter auswählen
  • nachdem der Reporter gesetzt wurde, können Sie einen neuen QR-Code generieren
Beispiel: erstellter QR-Code

Beispiel: erstellter QR-Code
  • der erstellte QR-Code enthält alle Informationen zum Erstellen von Tickets
  • über den Reiter „QR-Code erstellen“ können weitere QR-Codes erstellt werden
  • Über Anzeige aller Felder für dieses Projekt können Felder mit Werten gefüllt werden*
  • diese Felder sind dann in der App mit den entsprechenden Werten vorausgefüllt
  • im unteren Bereich finden Sie Informationen für das zu erstellende PDF-Dokument

*Das dadurch vorgefertigte Feedback hilft dem Feedback Geber keine unnötigen eigenständige Angaben (wie z. B. die Automaten-ID) eingeben zu müssen.

zusätzlichen QR-Code erstellen

zusätzlichen QR-Code erstellen

Managen von eingereichtem Feedback

Über das Dashboard können Sie sich einen ersten Überblick über die aktuellen Feedback-Fälle verschaffen. Zudem finden Sie hier Kurzstatistiken über offene und bereits angegangene Fälle.

Als „normaler Benutzer“ gelangen Sie über Meine Vorgänge oder über die Verlinkung eines Falls auf dem Dashboard zur Einzelansicht des Feedback-Falls (Vorgang). In der Detailansicht können Sie die Bearbeitung des Falls einem spezifischen Benutzer zuweisen, die Prioritäten ändern sowie mit dem Absender des Feedbacks in Kontakt treten.

Zudem ist es möglich, den aktuellen Bearbeitungszustand (gemäß den JIRA-Konventionen) anzupassen. (Mit einer eigenen „Statusmaske“ ist es zudem möglich, diese Status benutzerdefiniert zu gestalten.) (JIRA Doku)

 

FAQ

Was ist SmartEcho?

SmartEcho ist ein Feedback-Management-System was sich aus der Software des Feedback-Service-Anbieters (SmartEcho Plugin für JIRA) und des Feedback Gebers (SmartEcho-App) zusammensetzt. Mittels QR-Codes kann vorbereitetes Feedback versendet und verarbeitet werden. Und das überall dort, wo ein QR-Code platziert werden kann.

 

Wie installiere ich das SmartEcho-Plugin für JIRA?

Sie können das SmartEcho Jira Plugin im Atlassian Store downloaden link. Die Installation vollzieht sich automatisch und Sie können das Plugin unmittelbar verwenden.

 

Was kostet SmartEcho?

Die Benutzung für den App-Nutzer ist kostenlos. Die Kosten der Plugin Nutzung ist von Ihrer jeweiligen JIRA-Lizenz abhängig. Über die Preisvarianten des Plugins informieren Sie sich bitte unter dem zuvor genannten Link.

 

Gibt es eine Testversion für das SmartEcho JIRA-Plugin?

Sie können das Plugin für 30 Tage kostenlos und unverbindlich ausprobieren. (Bedingungen). Nach Ablauf der Testzeit sind die generierten QR-Codes für die App-Anwender jedoch nicht mehr verwendbar.

 

Wie kann ich als Service-Anbieter meinen Kunden oder Mitarbeitern die SmartEcho-App zur Verfügung stellen?

Die SmartEcho-App finden Sie im Google PlayStore für Android Applikationen unter folgendem Link Dort steht Sie für alle die Ihren Service in Anspruch nehmen wollen frei zum Download zur Verfügung.


Intro


This document contains all the important settings and adjustments of the SmartEcho Plugin for JIRA. It refers to all who uses the Plugin for the first time or who wants to look up certain steps. It doesn’t contain content concerning the SmartEcho App. For this information please use the following link.

 

ToC

  1. System Requirements
  2. What the SmartEcho Plugin can do for You?
  3. Roles: Permissions and Tasks
  4. Create and Configure new Projects
  5. Manage received Feedback
  6. FAQ

 

System Requirements

  • JIRA Server version 7.0.0 or greater

 

What the SmartEcho Plugin can do for you?

The SmartEcho Plugin for JIRA helps you to manage feedback that was sent in via SmartEcho App. To do that you need the project management software JIRA by Atlassian

For each case of feedback (e.g. a vendoring machine which is out of order) the plugin can be used to create a QR code which forms can be filled with several preset Information (for example the machine ID or its location).

After the QR code has been created and placed nearby the object of interest, the app-user is able to scann it. The user might fulfill the preset information and send it to the feedback service provider within second.

 

Roles: Permissions and Tasks

You need at least two kinds of user accounts to manage the feedback with the JIRA plugin.

The project-administrator with the permission of a JIRA administrator is needed to set up a new feedback project. Furthermore he is the only user who may create new QR codes through the submenu navigation.

Important note(!): Only the logged-in administrator has access to the menu to create QR codes

The so called „reporter“ whose purpose is to transform the feedback in increasing order of issues makes the real feedback managment possible. That is communication between feedback sender and feedback service provider.

Although the project administrator technically could manage the feedback issues, you can set up further users with standard rights to do that. You also can delegate each issue to different users of course.

 

Create and configure new projects

  • each project can be set up as a SmartEcho project
  • the project administrator can get access to the SmartEcho adjustments through the project administration menu
  • each SmartEcho project needs a „reporter“ (see previous section)
  • the reporter is the same as a normal user
  • the reporter needs access rights to the project
set reporter
set reporter
  • after you set up the reporter user you can create a QR code
for example: created QR-code
for example: created QR-code
  • the created QR-Code contains all needed Information to create tickets
  • through Generate QR code tab you can create more QR codes
  • furthermore you can fill in formfields with your information in this window
  • these fields are preset in the SmartEcho App*
  • underneath the preset formfields you find some more to type in text which is shown besides the QR code in the generated pdf file

*The preset feedback is helping the feedback sender to avoid entering unnessesary information. (for example the machine ID)

preset your QR code
preset your QR code

Manage received feedback

In the JIRA dashboard section you can get an overview of the latest issues. Moreover you’ll find shortstats form open and in progress issues.

As a „standard user“ you get to the more detailed overview of each case through my issues or through the link of a case in the dashboard section. Here you can deligate the management of a feedback issue to a spesific user, change the priority of the issue or get in contact with the feedback sender.

Furthermore it is possible to set the current status of the issue (open, in progress, closed, in addition to the JIRA conventions). You also may add your own status categories. see how.

 

FAQ

What is SmartEcho?

SmartEcho is a feedback-Management System which is made up of the Service Provider Software (SmartEcho Plugin for JIRA) and the Feedback Sender Applikation (SmartEcho app). Thanks to the QR-Code the application user can sent in preset feedback after adding some personalized Information. Everywhere you can put an QR-Code, Feedback can be sent in.

 

How to install the SmartEcho plugin for JIRA?

You can download the SmartEcho Plugin via the Atlassian Store by following the link. The Installation will process automatically. You are able to use the plugin instantly.

 

How much does SmartEcho cost?

Using the SmartEcho app is gratis for all application user. The costs for using the JIRA plugin depend on the JIRA Licence you are using. For further Information about the different price categories please visit the website under the link above.

 

Is there a testversion of the SmartEcho Plugin for JIRA?

You can try the plugin for 30 days for free and without obligation. With the end of the free trial period all of your generated QR-codes are getting disabled for the SmartEcho application.

 

As a feedback-service Provider how can I provide customers and collaborators of mine with the SmartEcho app?

The SmartEcho app is listed at the Google PlayStore and is ready to download for free. Branding or embedding the SmartEcho app into your own CI or mobile application is also possible. Please don’t hesitate to get in contact with us: